【就活生・新社会人必見】Gmailの「送信取り消し」機能で誤送信防止!

 

あなたは普段Gmailを利用していて、送信してからミスに気づいたことはありませんか?

 

宛先を間違えてしまったり、書きかけのメールを送ってしまったり、

相手の社名や名前を間違えてしまって青ざめた経験はありませんか?

 

  • 宛先ミス(手入力、アドレス帳選択、TO/CC/BCC指定)
  • 本文ミス(書きかけ、書き忘れ、相手の社名や名前、誤字脱字、敬語、署名)
  • 添付ファイルミス(添付忘れ、添付間違い)

 

実はGmailには、こうした誤送信を防ぐ機能が存在するので、

仕事関係でGmailを使っている方や、企業とのやり取りに不慣れな就活生は、

確実に設定・利用してリスクを減らしていきたいもの。

 

  • 情報漏えい
  • プライバシーの侵害
  • 会社(本人)の信用低下

 

そこで今回は、Gmailの「送信取り消し」機能の設定・取消方法をご紹介します。

 

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Gmailの「送信取り消し」機能とは?

Gmailの「送信取り消し」機能というのは、

「送信」ボタンを押してから一定時間内(※)であれば、

送信を取り消すことができる機能です。

 

※「5秒」「10秒」「20秒」「30秒」から選択し、設定する。

 

別の言い方をすると、「送信を一時保留する」仕組み。

 

具体的な動きとしては、Gmailの「送信」ボタンを押したら、

画面上部に「取り消し」リンクが設定した時間だけ表示され、

それをクリックすることで送信を取り消すことができます。

設定方法

設定方法はとても簡単。

1分もあれば完了するので、一緒に設定してみてください。

 

まずはGmailにログインして、

画面右上の「設定アイコン(歯車)」→「設定」をクリック。

 

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「設定」が表示されたら「全般」タブを選択(選択されていることを確認)して、

「送信取り消し」項目の位置までスクロール。

 

【就活生・新社会人必見】Gmailの「取り消し機能」で送信ミス防止!

 

この項目の「送信取り消し機能を有効にする」にチェックを入れて、

「取り消せる時間」「5」「10」「20」「30」の中から自由に選択。

 

【就活生・新社会人必見】Gmailの「取り消し機能」で送信ミス防止!

 

初期設定は「10」になっていますが、

はじめのうちは「30」「20」あたりに設定して、

様子を見た方が良いかもしれませんね。

 

私の場合、ミスに気づいて取り消すまでの時間が10秒では少し不安なので、

一番長い「30」に設定して利用しています。

 

そうして取り消せる時間を選択したら、

画面下の「変更を保存」をクリックして変更を保存。

 

これで「送信取り消し」機能の設定は完了です。

 

続けて、送信の取り消し方法を見ていきましょう。

取り消し方法

メールを作成し、「送信」ボタンをクリックすると、

送信時に画面上部に表示される「メッセージを送信しました。」の隣に「取り消し」リンクが表示されるので、

「取り消せる時間」で設定した時間内にそのリンクをクリック。

 

【就活生・新社会人必見】Gmailの「取り消し機能」で送信ミス防止!

 

「取り消し」リンクのクリックに成功すると、一時保留していた送信は取り消され、

画面上部に「送信を取り消しました。」というメッセージが表示されるとともに、

メールの作成画面が送信前の状態で再び表示されるという動きをします。

 

【就活生・新社会人必見】Gmailの「取り消し機能」で送信ミス防止!

 

なお、「取り消せる時間」の間に画面が切り替わるような操作を行うと、

「取り消し」リンクが消えて送信の取り消しができなくなるので、その点にはご注意ください。

 

画面が切り替わるような操作というのは、例えば、「送信済みメール」ボックスを開いたり、

「設定アイコン(歯車)」→「設定」を開くといったものが挙げられます。

 

同じ画面にいながら「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」といったタブを切り替える操作なら問題ありません。

 

同じ画面にいながら「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」といったタブを切り替える操作は問題ありません。

スマホでGmailアプリを利用した場合

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ここまでGmailの「送信取り消し」機能について見てきましたが、

スマホでGmailアプリを利用した場合はどうなのでしょうか?

 

  1. Android(Gmailアプリ)
  2. iPhone・iPad(Gmailアプリ)

Android(Gmailアプリ)

まずAndroidでGmailアプリを利用した場合、「送信取り消し」機能は利用できません。

 

利用できませんが、代わりに送信前に確認画面を表示させることができます。

 

「送信」ボタンをタップした時に確認画面(キャンセル/OK)が表示されるので、

それでもって誤送信を防ぐことが可能。

 

設定方法としては、まずはAndroidスマホ(タブレット)にて、Gmailアプリを起動します。

 

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Gmailアプリを起動したら、画面左上の3本線の「メニュー」アイコンをタップして、メニューを表示。

 

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メニューを表示したら、下の方までスクロールして、「設定」→「全般設定」と続けてタップ。

 

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「操作の確認」項目「送信前に確認する」にチェックを入れたら設定は完了。

 

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メールを作成して「送信」ボタンをタップした時、

「このメッセージを送信しますか?(キャンセル/OK)」

という確認画面が表示される動きをしてくれます。

 

【就活生・新社会人必見】Gmailの「取り消し機能」で送信ミス防止!

 

スマホではパソコンに比べて押し間違えをしやすいので、その意味でもこれは設定しておきたい機能。

iPhone・iPad(Gmailアプリ)

続けてiPhoneやiPadでGmailアプリを利用した場合、

こちらの場合は「送信取り消し」機能が利用できます。

 

そしてその機能は標準で有効になっているので、設定をする必要はありません。

 

具体的な動きとしては、「送信」ボタンをタップすると、

画面下に「送信しました」と「元に戻す」が書かれたフッター部分(黒い部分)が現れ、

その「元に戻す」をタップすることで取り消すことができます。

 

同じ画面にいながら「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」といったタブを切り替える操作は問題ありません。

 

フッター部分(黒い部分)が表示されている時間は約5秒間と短めですが、

この機能の存在を知っていれば、少しでも不安な時に取り消すことができるでしょう。

まとめ

今回は、Gmailの「送信取り消し」機能の設定・取消方法をご紹介しました。

 

  • パソコン・・「送信取り消し」「設定必要」「5、10、20、30秒」
  • Android(Gmailアプリ)・・「送信確認」「設定必要」
  • iPhone・iPad(Gmailアプリ)・・「送信取り消し」「設定不要」「約5秒」

 

「送信取り消し」機能の設定はとても簡単にできて、その効果はものすごいものがあります。

 

仕事の場において、誤送信した時に取り消しできず後の祭りになるのと、

気づいた瞬間取り消しできてセーフになるのとでは、まさに天と地ほどの差。

 

そのため仕事でGmailを使っている方、新社会人、そして就活生には設定して欲しい機能です。

 

もちろんプライベートでも、「友達との内緒話を他の友達に送ってしまった時」や、

「怒りにまかせてメールを書いて送ってしまった時」など、かなり活躍してくれますよ。